展位選擇、設計與搭建

      評估不同方案
 
      標準展位：
      由展會主辦機構為參展公司搭建的模塊化展位。基本標準展位配置通常包括邊墻板、后墻板、地毯及展商名稱標板，其他展位設施可選；而“標準展位套餐”則在基本標準展位配置之外通常還包括家具、燈光及能源等設施。標準展位比較適合首次參展、參展預算或管理資源有限或著重控制成本的參展商。
 
      模塊化展位系統：
      可提供多種不同風格、外型及材質的展位搭建模塊（且不斷有新品種），能以比特別定制展位低得多的成本實現高品質的展臺效果。該系統不僅可快速安裝及拆卸（從而節省聘請專門搭建商進行現場安裝的費用），而且可多次重復使用（因此可將系統成本分攤到多個展 會項目中）。
 
      特別定制展位：
      適于要求完全按自己想法設計搭建展臺、展示獨特展臺風格的參展商。該方式搭建的展臺通常無法重復使用，所以成本較高。為盡量控制成本，越來越多參展商將這種一次性的特別定制方式（主要用于展臺外部搭建）與可重復使用的展臺內部模塊結合使用。
 
      確定展位大小
 
      展位大小應根據您的參展目標確定，需綜合考慮展品類型及數量、觀眾活動空間面積（根據您預期接待的高品質觀眾數量）、咨詢臺、儲藏空間、招待區等各個方面，當然還應符合您的預算。
 
      考察基礎設施便利性
 
      如果需要在展位現場進行設備開機演示，您必須在選擇展臺位置時仔細考察所需的各種設施管道是否使用方便，同時不可忽略支柱等固定結構的位置，否則將影響演示效果。對于大型的展品，其位置不僅應便于參觀，而且應便于處理演示過程中產生的垃圾。
 
      書面撰寫設計要求文件
 
      設計要求文件應詳細描述參展目標、展品、服務要求、圖樣要求及展位設施，并明確規定設計原則及規章、進度時間表及預算等重要事項。
 
      列出供應商名單
 
      為確保您的投資獲得高品質的服務及成果，應該選擇有信譽的供應商。為此，您可聯系當地展會服務工程承包商協會索取供應商名單，并仔細考察候選供應商的資質及能力，同時可向供應商的過往客戶了解供應商的服務記錄，以確保他們能按時、按質在預算內完成項目。
 
      外包展位設計
 
      如果您選擇的是光地展位，為以最低的成本獲得最佳的展位整體設計效果，應將展位設計外包，最好是發標給3－4家公司競標。對于大型或復雜的項目，可能還需要為具體投標方案支付費用。
 
      準備預算及工作進度表
 
      當選定展位設計搭建承包商后，應以書面形式準確規定其承包服務責任，并確定預算額度（要求提供費用明細），同時商定工作進度表并建立清晰的匯報溝通流程。如果您的展位比較大或比較復雜，則需要在工程進行期間（不僅只在工程驗收時）定期走訪承包商并到施工現場監察工程進度及質量。
 
      確保遵守相關規章
 
      所有展位設計搭建都必須符合一定的規章。展位設計搭建規章一般包括對展臺高度、負載、設施、建材等各方面的規定，通常在參展商手冊中詳細表述。而光地展位的設計方案還必須事先征得展會主辦機構的認可。
 
      安排基礎設施服務
 
      展位供水、供電、供氣、廢物處理、起重及電話、網絡連接等基礎設施服務必須提前（填寫參展商手冊中的相關訂單表格）向展會指定服務承包商申請預定。如有任何問題，應及時通知相關承包商解決以確保供應充足。
 
      組織運輸、搬運及儲存
 
      應確保所有箱包均貼有標簽，清晰標明所需送達展廳號及展位號（否則容易錯送到別的展位），而且必須有人在展位親自接收貨品（展會主辦機構并不負責為您收貨）。此外，大多數展場并不提供儲存空箱包的空間，因此您需要與您的貨運代理商協商安排。
 
      預留充足的展臺搭建時間
 
      無論您的展位是否搭建完畢，展會都會準時開幕。因此，必須確保預留足夠的展臺搭建時間（尤其是大型或設計復雜的展臺）。千萬不要低估展臺搭建所需的時間，切忌拖延到最后時刻。
 
      按原樣交還展位
 
      撤展時，應按接收展位時的原樣交換給主辦機構，并付清相關清理費用、修補好所有破損。