展廳設(shè)計(jì)現(xiàn)場管理的四個(gè)構(gòu)成部分

　　一、客商報(bào)到管理
　　客商報(bào)到包括參展機(jī)構(gòu)（參展商）的報(bào)到和觀眾（客商）的報(bào)到。在宣傳教育類展廳設(shè)計(jì)中，參展單位報(bào)到手續(xù)比較簡單，觀眾也不存在報(bào)到問題，有關(guān)部門只需對觀眾進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)即可。但商業(yè)類展會(huì)不同，參展商與采購商都必須履行報(bào)到手續(xù)，并取得相關(guān)證件。
　　參展商憑參展確認(rèn)書辦理有關(guān)的報(bào)到手續(xù)，領(lǐng)取參展證件、布展證件和有關(guān)材料，如參展指南、會(huì)刊等。參會(huì)客商憑大會(huì)請柬、邀請函或護(hù)照、臺港澳同胞通行證、名片等，辦理相關(guān)的手續(xù)，領(lǐng)取參會(huì)指南。如屬團(tuán)組性質(zhì)，則由有關(guān)部門集體辦理相關(guān)手續(xù)，也可通過網(wǎng)上辦理有關(guān)手續(xù)，展廳設(shè)計(jì)開館前到客商報(bào)到中心領(lǐng)取相關(guān)的證件即可。
　　二、展廳設(shè)計(jì)秩序管理
　　（1)對展品的管理
　　展覽會(huì)展出的展品，必須符合有關(guān)規(guī)范。如展品必須是參展單位申報(bào)、并得到組委會(huì)同意的、符合展廳設(shè)計(jì)題材的展品；參展單位不得把未經(jīng)同意展示的展品在展廳里展示，也不得臨時(shí)轉(zhuǎn)讓展位，給其他未經(jīng)得到同意的單位展示展品；除獲得經(jīng)營權(quán)的商業(yè)活動(dòng)外，不允許小商小販在展廳里從事銷售活動(dòng)。
　　境外展品參加在國內(nèi)舉辦的國際展，或國內(nèi)企業(yè)參加在國外舉辦的國際展，展品的進(jìn)出視同商品的進(jìn)出口。因此，海關(guān)、商檢部門有權(quán)對進(jìn)出的展品實(shí)行管理，這是海關(guān)、商檢等部門行使國家職能的一部分。海關(guān)、商檢部門一般都會(huì)在展館內(nèi)設(shè)立辦事機(jī)構(gòu)，對暫時(shí)進(jìn)口的展品實(shí)行通關(guān)、檢驗(yàn)等監(jiān)管措施。展會(huì)主承辦單位必須配合海關(guān)、商檢、運(yùn)輸?shù)炔块T開展相關(guān)的工作。
　　（2）對入館人員的管理
　　展館開館以后，組委會(huì)應(yīng)對觀眾進(jìn)行適當(dāng)控制：一是通過早期的工作，保證專業(yè)客商的數(shù)量與質(zhì)量；二是適當(dāng)擴(kuò)大潛在客戶的數(shù)量，主要是那些關(guān)心展廳設(shè)計(jì)、計(jì)劃創(chuàng)業(yè)人員的數(shù)量；三是通過票證管理，控制或擴(kuò)大觀眾的數(shù)量，這對展銷會(huì)來講特別重要。如展廳現(xiàn)場人數(shù)太多，可以通過停止派送贈(zèng)票或暫停人場券的銷售等來控制展廳人數(shù)；反之，則可以通過增加贈(zèng)票派送力度，加大售票窗口來增加觀眾數(shù)量。此外，還可以通過對前幾百名贈(zèng)送紀(jì)念品等方法，刺激觀眾的參與度。
　　（3）對音響、宣傳廣告的管理
　　在商業(yè)展廳設(shè)計(jì)中，有些參展單位為了吸引觀眾，聘請專業(yè)或業(yè)余的演出隊(duì)來展臺演出；有些參展人員借助于擴(kuò)音設(shè)備大聲吆喝或播放歌曲等。這些活動(dòng)只要規(guī)模較小、聲音不大，在不影響其他參展商從事商業(yè)活動(dòng)的情況下，是被允許的。但如果規(guī)模太大，聲音太高，以致妨礙了其他參展商的活動(dòng)，這就要通過管理予以制止。
　　與此類似的是有些參展企業(yè)，在展廳里進(jìn)行宣傳廣告。這項(xiàng)工作必須限制在自己的展臺內(nèi)，不得在展廳的其他地方從事這項(xiàng)工作。在展廳設(shè)計(jì)期間，展廳的使用權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)歸主辦單位，未得到他們的允許，不得在其有關(guān)地方從事宣傳廣告工作。
　　三、知識產(chǎn)權(quán)管理
　　知識產(chǎn)權(quán)，是指公民或法人等主體依據(jù)法律的規(guī)定，對其從事智力創(chuàng)作或創(chuàng)新活動(dòng)所產(chǎn)生的知識產(chǎn)品所享有的專有權(quán)利。知識產(chǎn)權(quán)屬于無形財(cái)產(chǎn)權(quán)，與動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)一樣，受到世界各國的保護(hù)。
　　四、展廳設(shè)計(jì)客戶資訊管理
　　由于所有觀眾與參展單位都必須辦理證件才能進(jìn)入展館，這是展覽主承辦單位掌握客戶資訊的一個(gè)極好機(jī)會(huì)。因此，在辦理有關(guān)證件時(shí)，應(yīng)設(shè)法留下客戶的有關(guān)資訊。可以通過要求對方提供名片的方式，了解對方的資訊；還可以事先設(shè)計(jì)、印制客戶登記表，以備忘了帶名片的客戶填寫。總之，應(yīng)該利用客戶辦理證件的機(jī)會(huì)，留下他們的有關(guān)資訊。