怎樣制訂展覽招展應急預案

1．招展可能失敗的因素
招展工作并非是一帆風順的，經濟環境影響、市場發展變化、天災人禍等情況都有可能影響招展工作的順利進行，這些風險的發生且具相當程度的不確定性和無法預見性。因此，招展工作與其它工作一樣，存在一定風險。如何事先能做好應對招展風險的準備，分析風險對招展工作影響的具體原因，對招展工作進行應急處置，從而采取切實的組織措施，降低對展覽展示影響，我國自SARS以后，眾多的展覽組織機構都將制定招展應急預案納入了議事日程。
2．展覽應急預案的制訂
應急預案的制定是在深入對以上三種可能發生招展“失敗”的不同因素進行分析后，涌過對當時環境的有效評估所制訂相應的解決方案。招展應急預案有以下幾個內容
（1）如何在第一時間針對可能出現的危機可能性進行分析評估；
（2）在危機出現的第一時間迅速成立應急評估班子；
（3）規劃財務預算或在展覽展示組織機構的管理經費中設立危機的“應急基金”
（4）危機處理的宣傳方案策劃；
（5）如何有效規避危機風險所構成的法律責任等。
針對招展過程中產生的具體“失敗”情況的防范，預案還應增加相關的內容
1）針對社會環境因素
．展覽展示組織機構決策層應隨時關注社會政治方面的形勢和動態，從思想上保持必要的應急準備。
．組織預備高素質的溝涌團隊應對由社會環境層面引發的難題際回題）。
．制定應急宣傳方案及展覽營銷的調方案（如展期延期舉辦、展商結構調等）。
2）展覽自身的因素
．展覽組織機構要特別關注目標參展商針對展覽的信息反饋，及時排除和解釋招展隱患，化解可能惡化的危機因素。
．加強對展覽項目可行性分析的再研究，找出原因，提前進行預防，例如對展館面積的租訂要適當，并爭取留有余地。
．一旦展覽招展出現難以挽回的情況，要盡早進行展覽的項目轉移處理，例如與其他類似的展覽合并，以及補充其他展覽內容擴大招展等。
．出現最嚴重的內部管理因素而導致無法按期舉辦展覽，要本著最大限度減少損失（經濟與影響方面的損失）的原則，果斷處理，盡早宣布展覽改期、延期或停辦，并對相關后果進行彌補。
3）突發事件因素
．在相關展覽招展協議、合同等文件中增設“不可抗力”的條款；
．為目標參展商購買相關的保險。
例如，2003年“非典”疫情是極其嚴重的天災人禍，展覽招展無疑受到了很大影響，針對這種情況我國大多數的展覽組織機構都選取了停辦或延期展覽檔期的決定，針對招展過程中已發生經濟關系的參展商進行了事后分別補償的辦法，有效地控制了危機惡化所帶給展覽展示組織者更大的經濟與信譽的損失。