展覽中心場(chǎng)館管理主要包括場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)管理、場(chǎng)館環(huán)境管理兩個(gè)方面的工作。
1)場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)管理
應(yīng)當(dāng)說(shuō)，目前我國(guó)已經(jīng)投入運(yùn)營(yíng)的展覽中心場(chǎng)館有很多，但從實(shí)際經(jīng)營(yíng)效果看，昔遍存在展廳使用率低的現(xiàn)象，許多場(chǎng)館沒(méi)能夠?qū)崿F(xiàn)贏利.造成這種結(jié)果的原因有很多，但場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)管理不成熟、不科學(xué)是主要的因素.大規(guī)模展覽中心場(chǎng)館的投資回報(bào)期很長(zhǎng)，要維持生存，促進(jìn)發(fā)展，必須提高場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)管理水平.
一般而言，商業(yè)展覽活動(dòng)都有較強(qiáng)的季節(jié)性.不同類(lèi)型的展覽活動(dòng)，對(duì)場(chǎng)地使用也有特定的要求.一個(gè)‘展覽活動(dòng)由進(jìn)館到撤館起碼需要幾天的時(shí)間，開(kāi)展日期一般也不會(huì)跨周末或假日.這些因素導(dǎo)致展覽中心的使用率偏低.因此，要提高經(jīng)濟(jì)效益，關(guān)鍵是要合理地增加場(chǎng)地的使用率，以及提高單位面積的出租金額.這就要求展覽中心要不斷完善配套功能和設(shè)施，提高服務(wù)的質(zhì)量和水平.就我國(guó)目前展館經(jīng)營(yíng)情況看，由于許多展覽中心還沒(méi)有完善的銷(xiāo)售機(jī)構(gòu)，展覽中心經(jīng)常自辦展覽活動(dòng)以增加收入和場(chǎng)地使用率，這樣的做法，雖然從投資回報(bào)率和資源利用率的角度看可以理解，但把展覽中心作為服務(wù)提供者的角色搞模糊了，且很容易與其他專(zhuān)門(mén)經(jīng)營(yíng)展覽活動(dòng)的機(jī)構(gòu)發(fā)生利益沖突.因此，場(chǎng)館管理者需要有特別的溝通技巧和策略來(lái)處理相關(guān)的利益關(guān)系。
由于大部分的展覽活動(dòng)都是商業(yè)性的，因而合適的檔期對(duì)展覽的成功至關(guān)重要.在許多情況下，參展i4門(mén)是商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手關(guān)系，同類(lèi)性質(zhì)或性質(zhì)接近的展覽項(xiàng)目會(huì)有爭(zhēng)取同一檔期的情況。這就要求場(chǎng)館管理者有必要制定適當(dāng)?shù)恼邅?lái)合理編配場(chǎng)地的檔期，避免項(xiàng)目沖突的情況出現(xiàn).場(chǎng)館經(jīng)營(yíng)者不能僅僅考慮增加租金的收入而不顧場(chǎng)館使用者的利益，而是要妥善地處理與客戶之間的商業(yè)利益關(guān)系。
2)場(chǎng)館環(huán)境管理
在實(shí)際操作中，場(chǎng)館環(huán)境管理的很大一部分工作都是外包給專(zhuān)業(yè)展覽公司的，包括清潔、綠化等工作，都是社會(huì)化方式運(yùn)作的.場(chǎng)館管理者與所選定的物業(yè)公司簽訂合同，把部分工作分出去，交由專(zhuān)業(yè)服務(wù)公司做，既符合專(zhuān)業(yè)化管理的要求，也能使得場(chǎng)館管理者騰出更多的時(shí)間和精力進(jìn)行場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)管理工作.由于展覽活動(dòng)的季節(jié)性強(qiáng)，在服務(wù)資源和配合方面應(yīng)考慮使用率的周期性，這種方式能夠有效地控制人力和物力成本。
展覽中心要搞好建筑物的維護(hù)保養(yǎng)工作.比如，要隨時(shí)檢查建筑物的外觀、墻面是否完好.在布展時(shí)，應(yīng)禁止任何可能破壞展館房屋本體完整、影響展館展覽環(huán)境的施工和使用行為.這項(xiàng)工作一般由展覽中心的物業(yè)管理部門(mén)負(fù)責(zé)。
展覽會(huì)布展期間公共區(qū)域的清潔工作由展館負(fù)責(zé)，特裝展位內(nèi)的清潔工作由參展商自行解決。展出期間，參展商應(yīng)保持展位內(nèi)的清潔，并將垃圾倒入指定的垃圾箱內(nèi)，展覽中心負(fù)責(zé)清運(yùn)垃圾和展館公共區(qū)域的清潔工作。I散展期間，有特裝的參展商須將其展位內(nèi)的特裝材料一并撤除，或向展覽中心交納相應(yīng)的垃圾清運(yùn)費(fèi)，由展覽中心派人清潔.在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)，展位內(nèi)未撤除的物品將視做無(wú)主物品處理.
展覽環(huán)境的安全性是展館環(huán)境管理的主要內(nèi)容。由于展覽活動(dòng)人員眾多，安全隱患比較多，因此展覽中心務(wù)必要高度重視這一工作.一般而言，展覽中心物業(yè)管理部門(mén)會(huì)提供基本安全保衛(wèi)工作，以保證展覽活動(dòng)的安全環(huán)境和良好秩序。展廳內(nèi)嚴(yán)禁明火捍接，嚴(yán)禁攜帶和展出各種危險(xiǎn)物品;所有展臺(tái)、展品、廣告牌的布置不得占用消防通道和安全疏散通道，不得影響消防設(shè)施的使用;展館展位裝修所用的材料必須進(jìn)行防火陰10處理;布展時(shí)的包裝物品等可燃材料應(yīng)及時(shí)清出館外，存放在指定的安全場(chǎng)所;特裝展位的搭建按規(guī)定不得超高;廣告牌的搭建必須牢固可靠，符合安全要求;展商在展覽期間要妥善保管好自己的提包、現(xiàn)金、手機(jī)、證件等貴重物品，不得隨意丟放在展位上;若發(fā)生燃、爆等突發(fā)到牛，要街替寺冷靜，服從展覽中心工作
人員的統(tǒng)一指揮。盡快疏散到展廳外，如圖6.11所示.
要注意環(huán)境保護(hù)工作。展覽活動(dòng)并不環(huán)保，大量的物料往往在短短數(shù)日活動(dòng)后便要被丟棄，除了浪費(fèi)資源外，還使得處理廢物的費(fèi)用大大增加.展覽中心應(yīng)具有保持場(chǎng)地清潔及適當(dāng)?shù)膹U物處理能力，進(jìn)行分類(lèi)處理廢物，盡量增加廢物循環(huán)再使用的機(jī)會(huì).應(yīng)該制訂措施，限制不環(huán)保物料在場(chǎng)館內(nèi)使用.另外，布展、開(kāi)展、撤展期間嚴(yán)禁亂扔廢棄物、雜物，嚴(yán)禁傾倒污水、污油等污染環(huán)境;嚴(yán)禁把垃圾、塑料袋及姻頭等物投入到地面線槽、地下消火栓及廁所便坑、便池內(nèi);嚴(yán)禁在除指定區(qū)域外的其他地方隨便吸煙;嚴(yán)禁踐踏綠地、破壞或采折花草、樹(shù)木;嚴(yán)禁隨意停放車(chē)輛和鳴號(hào);嚴(yán)禁在公共綠地、道路上隨意擺放石洲勿等.搞好場(chǎng)館的環(huán)境管理，需要強(qiáng)調(diào)三點(diǎn):首先，需要展覽中心通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)落實(shí)各項(xiàng)管理工作;其次，展覽中心要與展覽主辦方和各參展商通過(guò)合同的方式來(lái)明確各方在環(huán)境管理上的義務(wù)后，要加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取廣大觀眾的積極配合。
會(huì)展中心展廳技術(shù)數(shù)據(jù)如表6.，所示。
