新聞宣傳費用一般較低，因為通常情況下新聞采訪與報道是免費的，同時新聞報道的可信性較高，效果不錯。新聞宣傳必須在展會之前、期間和之后連續進行。
展會組辦方一般都在展會期間設有專門的新聞宣傳部門，該部門的工作人員應該具有良好的媒體背景，熟悉新聞宣傳的手段與一般規律，并能夠與專業新聞人員有效溝通，和記者、編輯、攝影師、專欄作家等都能夠保持聯系。良好的人際關系有助于獲得媒體的最大支持并獲得積極、正面的報道。
新聞宣傳工作的一般流程如下.
(1)任命新聞負責人或開始聯系委托代理，收集、整理、更新目標新聞媒體和人員名單.
(2)制定新聞工作計劃。
(3)舉辦記者招待會、發布展會基本信息。
(4)收集媒體報道情況，如果在展會期間對記者作過許諾，一定要盡快予以辦理或告知何時辦理。
(5)向未能參展的記者寄發資料.
(6)向出席招待會、參觀展會的記者發感謝信，向所有記者寄展會新聞工作報告。
(7)迅速、充分地回答新聞報道引起的讀者來信。
(8)與媒體保持聯系。
在新聞宣傳工作中，會展組辦方特別需要注意新聞稿、新聞圖片。新聞稿是展出者提供給媒體的主要和基本的新聞資料，質量高、內容新、符合新聞寫作要求的新聞稿被廣泛應用的可能性就高。好圖片可以直觀體現展會現場，展廳設計，展臺布置等方面的效果或主題，好圖片比好文章更易被采用。
