企業(yè)會(huì)議的策劃執(zhí)行方式很多，可以由策劃公司來做，也可以獨(dú)自策劃舉辦，還可以是企業(yè)與策劃公司聯(lián)合策劃召開。現(xiàn)在，很多有實(shí)力的公司都把會(huì)議的策劃受權(quán)于策劃公司，企業(yè)本身并不參與。但對(duì)于實(shí)力不足的公司來說，自己動(dòng)腦策劃一個(gè)會(huì)議，也不失為一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)用的明智之舉。
策劃人明確職責(zé)與任務(wù)
一個(gè)成功的會(huì)議，離不開一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責(zé)—作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者的多面性與綜合素質(zhì):善于與人共事、善于注意小節(jié)、善于解決問題、善于與人協(xié)商、能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國(guó)客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執(zhí)著。另外，策劃人要十二分地明確自己的策劃任務(wù)—制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)、制定會(huì)議議程、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況、選擇或提議合適的場(chǎng)所、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施、與各有關(guān)方而進(jìn)行交流(旅行社等)、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。作為企業(yè)最高管理者，在選擇策劃人時(shí)，可依據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)作為參考。
做會(huì)前，要先明確會(huì)議活動(dòng)中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
1.明確會(huì)議類型會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境。明確會(huì)議類型是策劃并成功召開會(huì)議的前提。召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)的，因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。比如開商務(wù)會(huì)議，一定要精心籌備，確定相應(yīng)的與會(huì)人員及重要嘉賓;選擇召開會(huì)議的最佳時(shí)間及最佳地點(diǎn);制定商務(wù)會(huì)議議程等。
議程應(yīng)明確會(huì)議的有效目標(biāo)并選擇最佳的會(huì)議議程安排。
2.確定籌劃及執(zhí)行會(huì)議的團(tuán)隊(duì)在一個(gè)公司里，從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
3.有效溝通在籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，籌劃者最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，在雙方的意見達(dá)成一致后，籌劃者就可以做下一步的會(huì)議籌劃了
