展覽會(huì)和博覽會(huì)是市場(chǎng)營(yíng)銷的有效手段，但是十分昂貴，就像展覽會(huì)設(shè)計(jì)業(yè)有一句玩笑話，“展覽是用錢堆出來的” 。但是，及時(shí)地進(jìn)行計(jì)劃和好的設(shè)計(jì)可以節(jié)省開支，并提高效果。下面是參展商可以參照的理想的時(shí)間計(jì)劃和進(jìn)行有效組織的建議。
6個(gè)月前
要想讓展覽取得良好的效果，需要提前作大量的工作。參加展覽最終目的是提高銷售額，因此要盡早確定營(yíng)銷目標(biāo)和整個(gè)參展計(jì)劃。計(jì)劃中最重要的內(nèi)容是確定參展目標(biāo)(比如是提高知名度還是找到大買家)，并以此確定目標(biāo)群體。企業(yè)可以通過博覽會(huì)市場(chǎng)的分析，選擇最適合的展覽會(huì)，并且著手做參展預(yù)算。
5個(gè)月以前
展臺(tái)的位置對(duì)參展的成功起決定性的作用，所以報(bào)名參展后，就得要求博覽會(huì)的組織機(jī)構(gòu)提供位于主干道或者入口的場(chǎng)地。
如果是參加重點(diǎn)展會(huì)(即規(guī)模比較大的展會(huì)，例如汽車展、通訊展、或者機(jī)床、電力設(shè)備的展覽)，或者是希望有較大面積(比如200平米以上)，就應(yīng)該提前半年定展位。如果企業(yè)在參展方面缺少經(jīng)驗(yàn)和專門知識(shí)，臨時(shí)決定參展，布展的時(shí)間很少，展覽的效果就不可能好。
4個(gè)月以前
博覽會(huì)期間昂貴的旅館費(fèi)用也讓人傷腦筋，如果提前預(yù)訂房間，價(jià)格就不會(huì)那么高。如果在博覽會(huì)臨召開前再訂房間，不僅會(huì)有訂不到的風(fēng)險(xiǎn)，而且會(huì)很貴。
3個(gè)月前
企業(yè)參加展覽會(huì)不是被動(dòng)的等人來看，而是要主動(dòng)出擊。參展的工作人員是展會(huì)的主角，因此這個(gè)時(shí)候就要通知參展的工作人員，讓他們做好準(zhǔn)備。
2個(gè)月以前
同展覽設(shè)計(jì)公司接觸越早，所得到的咨詢也越完整，這是保證順利參展的先決條件，因此最晚在博覽會(huì)開始前一個(gè)月，要把委托書交給展覽設(shè)計(jì)公司。設(shè)計(jì)最少需要1~2周，參展商與展覽公司不斷交換提案，修正提案，最后確定方案。
1個(gè)月以前
制作周期是由展臺(tái)面積決定的，一般需要15天到1個(gè)月。充裕的時(shí)間可以保證展臺(tái)設(shè)計(jì)方案得到很好的實(shí)施。如果拖到最后再做，會(huì)導(dǎo)致費(fèi)用的增加和質(zhì)量的降低。
這個(gè)時(shí)候，宣傳材料的設(shè)計(jì)和印制工作也要提上日程了。用哪些宣傳材料?這些材料的內(nèi)容是不是最新的?是不是要補(bǔ)充足夠的外文宣傳品?有的時(shí)候，展覽公司也可以幫助設(shè)計(jì)和制作宣傳資料，如果展覽公司具備有關(guān)的實(shí)力，既可以保持印刷材料與展位風(fēng)格的協(xié)調(diào)，也可以降低一些成本。
15天以前
展品應(yīng)該做好托運(yùn)的準(zhǔn)備。專業(yè)的展覽運(yùn)輸公司常年做這一行。他們受過專業(yè)訓(xùn)練，具有專業(yè)服務(wù)技能，知道展覽會(huì)的大型儀器設(shè)備如何搬運(yùn)、存放，以及在運(yùn)輸?shù)倪^程中要注意什么，因此展品和展臺(tái)的運(yùn)輸都應(yīng)該委托有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的公司。比如一家跨國(guó)公司在中國(guó)的一次11個(gè)城市的巡回展覽，他選擇的運(yùn)輸公司為這次運(yùn)輸任務(wù)雇傭了5輛載重達(dá)10噸的卡車，并且按展臺(tái)的規(guī)格改裝了卡車上的集裝箱。每到一處的裝卸、安裝和拆除展臺(tái)，都有這一家專業(yè)運(yùn)輸公司承擔(dān)。
10天以前
對(duì)展臺(tái)的工作人員來說，很快就要面臨緊張的工作。現(xiàn)在是最后一次培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。受過培訓(xùn)的、態(tài)度和善和有專業(yè)知識(shí)的展臺(tái)人員，也會(huì)決定參展是否成功。據(jù)統(tǒng)計(jì)，勁頭十足的團(tuán)隊(duì)比懶洋洋的工作人員所招攬到的參觀者要多20%。
有時(shí)用小點(diǎn)心和飲料招待參觀者能產(chǎn)生很好的效果，因此現(xiàn)在就要著手辦這件事，可以委托一家公司或自己購(gòu)買。這樣可以在展覽期間制造和諧的談判氣氛。
3~5天以前
進(jìn)場(chǎng)搭建一般是3天左右，最長(zhǎng)是5天，這一般是展會(huì)主辦單位決定的。
博覽會(huì)中
一般展覽服務(wù)公司在整個(gè)項(xiàng)目中，都會(huì)派專門的項(xiàng)目經(jīng)理全程跟蹤。除了項(xiàng)目經(jīng)理之外，還會(huì)有電工、木工、美工到場(chǎng)，解決可能會(huì)發(fā)生的技術(shù)問題。
展會(huì)中，安全問題不容忽視。安全問題涉及人身和財(cái)務(wù)的安全，而且關(guān)系到參展公司的形象。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理，休息期間的保安工作都不容忽視。安全保障很大程度上也取決于展覽服務(wù)公司的安裝質(zhì)量，例如一些展會(huì)上也發(fā)生過頂棚坍塌、LO GO標(biāo)志掉下來造成人員傷亡，電路設(shè)計(jì)的不專業(yè)導(dǎo)致參展商的電器被燒壞等故事。
參展的最后一天
展會(huì)結(jié)束后，要保證所有參展物品、設(shè)備、資料完好無損地撤離。在拆展臺(tái)的時(shí)候，很容易出現(xiàn)展品展覽設(shè)施被盜的現(xiàn)象，因此要及時(shí)預(yù)訂好保安人員，照看展品和車輛的運(yùn)輸。
一般到展會(huì)尾聲的時(shí)候，人們都會(huì)有所松懈。拆卸展臺(tái)的時(shí)候更要注意安全問題。有的時(shí)候由于時(shí)間緊張(例如緊接著就有下一個(gè)展會(huì))，在參展客戶還沒有撤離的時(shí)候，就要拆卸展臺(tái)，操作不當(dāng)會(huì)造成人員傷亡。
博覽會(huì)剛剛結(jié)束
展覽會(huì)結(jié)束后不是放松的時(shí)候，還有很多工作要處理。首先不要忘了對(duì)接觸者的承諾，做好后續(xù)工作，例如電話聯(lián)絡(luò)、寄材料、約定會(huì)面時(shí)間、寄樣品等等。這樣，那些接觸者才會(huì)感覺自己受到了重視。
如果近期還要參加其他的展覽，可以委托展覽服務(wù)公司保管物品、活動(dòng)道具、展柜。專業(yè)的展會(huì)服務(wù)公司都有自己的倉(cāng)庫(kù)，所以當(dāng)客戶提出這個(gè)要求的時(shí)候可以滿足。
另外還要填寫展覽服務(wù)公司發(fā)過來的客戶調(diào)查表，進(jìn)一步就展會(huì)效果與專業(yè)人士進(jìn)行溝通，獲得反饋，探尋改進(jìn)的可能性。
總之有始有終的策劃、組織和總結(jié)一次展覽會(huì)，才能取得最好的效果，才能避免前期付出的勞動(dòng)和費(fèi)用付諸東流。
