展覽招商函的主要對(duì)象是展覽的目標(biāo)觀眾，尤其是對(duì)展覽將會(huì)起到重要作用的專業(yè)觀眾，招商函的設(shè)計(jì)制作應(yīng)做到精美雅致，與展覽的品牌風(fēng)格相吻合。若希望境外參展商來(lái)參展，則要制作英文版招商函(見(jiàn)圖5一5第二屆中國(guó)廈門咖啡展覽會(huì)招商函)
1．展覽的基本內(nèi)容
包括展覽名稱、展覽LOGO、展覽時(shí)間和地點(diǎn)、展覽主承辦單位、展覽的規(guī)模、本屆展覽的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)、展覽舉辦環(huán)境、展覽配套活動(dòng)、上屆展覽的客商組成情況、產(chǎn)品分類信息以及展覽組織機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式和服務(wù)等。
2．展覽的招展招商情況
包括本屆展覽的主要展品、報(bào)名參展的知名企業(yè)、招展組織信息、境內(nèi)外專業(yè)觀眾組織、參展重要組團(tuán)情況以及本屆展覽與上屆展覽的區(qū)別等。
3．展覽相關(guān)活動(dòng)
現(xiàn)代展覽，特別是規(guī)模較大的展覽，展覽期間都安排了形式多樣的活動(dòng)，如專題論壇、研討會(huì)、說(shuō)明會(huì)、信息發(fā)布會(huì)或演講等，招商函要詳細(xì)列表介紹與展覽同期舉辦活動(dòng)的情況，如活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、意義與特點(diǎn)，并告知觀眾如何申請(qǐng)參加此類活動(dòng)。
4．觀眾登記表
觀眾登記表是展覽招商函的回執(zhí)，主要包括申請(qǐng)觀眾的基本信息，以及參觀的目的、感興趣的行業(yè)、獲知展覽會(huì)算途徑等信息。目前，許多展覽為方便觀眾預(yù)先登記，在展覽網(wǎng)站上開(kāi)設(shè)預(yù)登記的服務(wù)。(見(jiàn)圖5一6第18屆廣州國(guó)際照明展覽會(huì)在線預(yù)登記系統(tǒng))極大地方便了觀眾登記，提高了觀眾組織的工作效率。
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